Написать обращение
Начните с адресата и своих данных, затем изложите факты по порядку и закончите конкретной просьбой. Проверьте, что указаны адрес для ответа, подпись и дата.
Руководства
Практические руководства
Большинство писем, на которые приходит отписка, страдают от одного и того же: из текста непонятно, чего хочет автор. Руководства ниже помогают выстроить обращение так, чтобы его можно было рассмотреть по существу, отправить его с подтверждением и спокойно действовать дальше, если ответ не устроил.
Пишите так, будто ваше письмо прочтёт человек, который ничего не знает о вашей истории. Чаще всего так и бывает.
Руководства описывают общий порядок и не учитывают особенностей конкретного дела. Если на кону значимые права или спор с серьёзными последствиями, имеет смысл показать письмо юристу до отправки.
Руководства
Четыре задачи, которые встречаются почти в любой переписке с органами и организациями.
Отправить и подтвердить
Отправляйте так, чтобы осталось доказательство: отметка о приёме на втором экземпляре, уведомление о вручении или подтверждение электронной формы на официальном сайте.
Если ответ не устроил
Перечитайте ответ и выпишите, на какие вопросы он не отвечает. Затем решите, куда обжаловать: в вышестоящий орган, в прокуратуру или в суд. Жалобу не направляют тому, чьё решение вы оспариваете.
Претензия организации
Изложите требование письменно, сошлитесь на договор, чек или акт, приложите копии и оставьте экземпляр себе. Срок ответа зависит от закона или условий договора.
Как написать обращение, которое поймут
Начните с шапки
В правом верхнем углу укажите, кому адресовано письмо: наименование органа или должность и фамилию адресата. Ниже — свои фамилию, имя, отчество и почтовый адрес для ответа, а для электронного письма — адрес электронной почты.
Назовите вид обращения
Слово «заявление», «жалоба» или «предложение» в заголовке сразу подсказывает, как работать с письмом. Если сомневаетесь, напишите просто «обращение»: содержание важнее ярлыка.
Изложите факты по порядку
Что произошло, когда и кто участвовал. Пишите короткими абзацами, без оценок характера людей и без пересказа давних событий, которые к вопросу не относятся.
Сформулируйте просьбу
Отдельным абзацем напишите, что вы просите сделать: провести проверку, устранить нарушение, дать разъяснение, пересмотреть решение. Просьба должна быть выполнимой и понятной без перечитывания всего письма.
Перечислите приложения
Если прикладываете копии документов, фотографии или прежнюю переписку, перечислите их списком в конце. Так адресат увидит, что всё дошло, а вы проверите комплект перед отправкой.
Подпишите и поставьте дату
Личная подпись и дата обязательны для письменного обращения. Перед отправкой перечитайте текст вслух: так легче заметить двусмысленные фразы и пропущенные слова.
Чего избегать в тексте
- Эмоции вместо фактов. Возмущение понятно, но рассмотреть можно только то, что описано конкретно: даты, события, документы.
- Несколько разных тем в одном письме. Если вопросы не связаны между собой, лучше отправить отдельные обращения, чтобы каждое попало к тем, кто за него отвечает.
- Оригиналы документов в приложении. Отправляйте копии, а подлинники храните у себя: при пересылке и проверке их легко потерять.
- Угрозы и оскорбления. Они не ускоряют рассмотрение, уводят внимание от сути и портят тон всей дальнейшей переписки.
- Отсутствие адреса для ответа. Если в письме нет фамилии автора и почтового или электронного адреса, ответ на него не даётся, и вся работа над текстом пропадает.
Смежные разделы
- Основы
Виды обращений — предложение, заявление, жалоба, запрос и претензия организации — и сведения, которые закон требует указать в письме.
- Документы
Какие бумаги хранить после отправки, как проверить отметку о приёме и номер регистрации и какие сроки устанавливает закон.
- Примеры
Условные ситуации: ответа нет больше месяца, отписка вместо ответа, пересылка в другой орган, молчание магазина, дополнение к письму.
Источники
- Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» — ст. 7, 8, 11, 12
- Официальный интернет-портал правовой информации — тексты законов
Справочник пересказывает общие правила Федерального закона № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» на дату подготовки материала. Законы меняются, поэтому перед важным шагом сверяйте формулировки с действующей редакцией на официальном портале правовой информации.